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Import Buchungsdaten und Personendaten - Schnittstellenbeschreibung

Lexware buchhalter pro hat eine ASCII/ANSI-Schnittstelle, mit der Sie Buchungsdaten und Personendaten importieren können.

Antwort/Lösung:

Diese Anleitung informiert Sie über folgende Themen:

Import Buchungsdaten

  1. Importfelder Buchungsdaten
  2. DATEV-Steuerschlüssel
  3. Voraussetzungen für den Import
  4. Import in Mandanten mit Istversteuerung
  5. Abgleich mit schon vorhandenen Buchungssätzen und Offenen Posten
  6. Splittbuchungen importieren
  7. Der Import-Assistent
  8. Vorgehensweise nach dem Import von Buchungssätzen

Import Personenkonten

  1. Importfelder Personendaten
  2. Abgleich mit schon vorhandenen Personenkonten
Import Buchungsdaten


1. Importfelder Buchungsdaten

Feldbezeichnung Format Maximale Anzahl der Stellen Bemerkung Beispiel
Belegdatum Datum     01.08.2007
Buchungsdatum     Wird beim Import ignoriert und auf das aktuelle Tagesdatum (Systemdatum) gesetzt 15.09.2007
Buchungsperiode numerisch 2   10
Belegnummernkreis alphanumerisch 9 Nicht vorhandene Nummernkreise können beim Import angelegt werden AR
Belegnummer alphanumerisch 10   Mai1015
Buchungstext alphanumerisch 79   Bürobedarf
Buchungsbetrag Zahl mit zwei Nachkommastellen     250,00
Sollkonto numerisch 9 Im Kontenplan nicht vorhandene Konten müssen vor dem Import angelegt werden 1200
Habenkonto numerisch 9 Im Kontenplan nicht vorhandene Konten müssen vor dem Import angelegt werden 8400
Steuerschlüssel numerisch   Tabelle der DATEV-Steuerschlüssel im Anhang 9
Kostenstelle 1 alphanumerisch
19
empfohlen: 8
Bei späterem Export in DATEV Kanzlei Rechnungswesen nur numerisch  
Kostenträger alphanumerisch
19
empfohlen: 8
Bei späterem Export in DATEV Kanzlei Rechnungswesen nur numerisch  
Buchungsbetrag Euro Zahl mit zwei Nachkommastellen     250,00
Währung     DM oder EUR EUR

 

2. DATEV-Steuerschlüssel (ab 2007)

Prüfen Sie vor dem Import die DATEV-Steuerschlüssel im Menü Verwaltung – Steuersätze. Klicken Sie beim jeweiligen Steuersatz auf die grüne Schaltfläche in der rechten Spalte. Im Eingabefeld DATEV-Steuerschlüssel sollen folgende Schlüssel hinterlegt sein:

Steuersatz Steuerschlüssel
gültig ab 1.1.1993
Steuerschlüssel
gültig ab 1.4.1998
Steuerschlüssel
gültig ab 1.1.2007
USt 7 % 2 2 2
USt 15 % 3 5 0
USt 16 % 0 3 5
USt 19 % 0 0 3
VSt 7 % 8 8 8
VSt 15 % 9 7 0
VSt 16 % 0 9 7
VSt 19 % 0 0 9
Bau* 7 % 0 91 91
Bau 16 % 0 94 0
Bau 19 % 0 0 94
I.g.E.* 7 % 0 18 18
I.g.E. 16 % 0 19 17
I.g.E. 19 % 0 0 19

*Bau: Bauleistungen § 13b UStG
*I.g.E.: Innergemeinschaftlicher Erwerb


3. Voraussetzungen für den Import

  • Die Importdatei liegt als Textdatei vor. Die Dateiendung ist *.txt.
  • Die Feldformate der Importdatei entsprechen dem Format aus Lexware buchhalter pro.
    Tipp: Sie können Textdateien in Microsoft Excel öffnen und dort die Formate prüfen und ändern. Wenn Sie Änderungen vornehmen, speichern Sie die Datei als Textdatei mit der Endung *.txt.
  • Alle bebuchten Konten sind im Kontenplan vorhanden. Fehlende Konten können Sie im Menü Verwaltung - Kontenverwaltung anlegen. Wenn Sie bebuchte Personenkonten und Buchungsdaten importieren wollen, machen Sie den Import der Personenkonten vor dem Import der Buchungsdaten.
  • Bebuchte Konten sind nicht gesperrt.
  • Das Buchungsjahr, in das Sie importieren wollen, ist angelegt.
  • Buchungsdaten können nur innerhalb eines Buchungsjahres importiert werden.


4. Import in Mandanten mit Istversteuerung

Ist der Mandant in Lexware buchhalter mit der Besteuerungsart Istversteuerung angelegt, beachten Sie folgendes:

  • Importieren Sie keine Buchungen auf Debitorenkonten, da die automatische Umbuchung der Umsatzsteuer von USt. nicht fällig auf USt. fällig bei importierten Buchungen nicht durchgeführt wird.
  • Offene Posten können nicht manuell zurückgesetzt werden.


5. Abgleich mit schon vorhandenen Buchungssätzen und Offenen Posten

  • Bei jedem Import werden immer alle Buchungen importiert. Es findet kein Abgleich mit dem Buchungsstapel oder dem Journal statt. Wenn Sie den Import wiederholt durchführen, dann sollten Sie zuerst den schon importierten Stapel löschen.
  • Es findet kein Abgleich mit bestehenden Offenen Posten statt. Im Import-Assistenten haben Sie deshalb die Möglichkeit zu wählen, ob Sie Offene Posten erzeugen lassen wollen oder nicht.


6. Splittbuchungen importieren

Beispiel: DATEV SKR 03, Bruttobetrag 226,00 EUR, Konto Haben gesplittet

  • Belegdatum: Steht nur im Basiseintrag
  • Belegnummer: Steht nur im Basiseintrag
  • Konto Haben: Im Basiseintrag steht der Wert 0. Dadurch wird die Buchung als Splittbuchung erkannt.
  • Konto Soll: Bei den Splitteinträgen ist dieses Feld leer
  Beleg-
datum
Beleg-
nummer
Buchungs-
text
Buchungs-
betrag
Konto
Soll
Konto
Haben
Währung
Basiseintrag 27.08.2007 AR100001 Erlös gesplittet 226,00 1200 0 EUR
Splitteintrag 1     Erlös 19 % 119,00   8400 EUR
Splitteintrag 2     Erlös 7 % 107,00   8300 EUR


7. Der Import-Assistent

  • Sie starten den Import-Assistenten über das Menü Datei - Import - ASCII.
  • Einzelheiten zu den einzelnen Seiten des Import-Assistenten finden Sie über die Schaltfläche ? Hilfe oder die Taste F1.


8. Vorgehensweise nach dem Import von Buchungssätzen

Die Buchungen stehen nach dem Import im Buchungsstapel. Hier können Sie Buchungen bearbeiten und/oder löschen.

  • Buchungsstapel prüfen: Über Ansicht - Buchungsstapel oder Berichte - Buchungsstapel können Sie den Stapel in der Vorschau ansehen oder drucken.
  • Buchungen bearbeiten: Wechseln Sie in das Menü Ansicht - Buchungsstapel, markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Bearbeiten.
  • Einzelne Buchungen löschen: Öffnen Sie das Menü Ansicht - Buchungsstapel, markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Löschen.
  • Stapel löschen: Über Buchen - Stapel löschen können Sie den gesamten Stapel löschen.
  • Stapel ausbuchen: Um den Stapel in das Journal zu übertragen, gehen Sie auf Buchen - Stapel ausbuchen.
Import Personendaten


1. Importfelder Personendaten

Feldbezeichnung Format Maximale Anzahl
der Stellen
Beispiel
Kontonummer numerisch 9 10000
Kontobezeichnung alphanumerisch 79 EDV Service Schmitt
Kundennummer alphanumerisch 19 10000
Anrede alphanumerisch 29 Herr
Firma alphanumerisch 59 EDV Service Schmitt
Name alphanumerisch 34 Schmitt
Vorname alphanumerisch 34 Peter
Zusatz alphanumerisch 59 Hardware & Software
Land alphanumerisch 34 Deutschland
Straße alphanumerisch 34 Hauptstraße
Hausnummer alphanumerisch 5 35
Postleitzahl alphanumerisch 9 79111
Ort alphanumerisch 34 Freiburg
Ansprechpartner alphanumerisch 59 Peter Schmitt
Telefon 1 alphanumerisch 19 07610000000
Telefon 2 alphanumerisch 19 07610000000
Telefax alphanumerisch 19 07610000000
E-Mail alphanumerisch 59 PeterSchmitt@edv.de
Bankleitzahl numerisch 8 68000000
Bankkonto numerisch 8 00000000
Bankbezeichnung alphanumerisch 59 Direktbank
BIC alphanumerisch 11 RZOOAT2L442
IBAN alphanumerisch 30 DE13545100670084
Zahlungsziel numerisch 3 30
Skonto % numerisch 2 mit zwei
Nachkommastellen
2,00
Skonto Ziel numerisch 3 20
Skonto2 % numerisch 2 mit zwei Nachkommastellen 3,00
Skonto2 Ziel numerisch 3 10
Einzugsermächtigung 1 (Einzugsermächtigung)
0 (Keine Einzugsermächtigung)
  1
UStIDNr. alphanumerisch   UK7598366

2. Abgleich mit schon vorhandenen Personenkonten

Im Import-Assistenten haben Sie auf der Seite Importdatei die Möglichkeit, den vorhandenen Datenbestand (Duplikate) zu aktualisieren. Es stehen drei Optionen zur Auswahl:

  • Duplikate überschreiben vorhandene Daten
  • Bei jedem Duplikat kommt eine Abfrage, ob die vorhandenen Daten überschrieben werden sollen
  • Duplikate werden nicht überschrieben
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